Organizzo un evento

Per organizzare un concerto o uno spettacolo è importante lavorare con attenzione: sono richiesti numerosi permessi (per esempio, per l’occupazione del suolo pubblico o per la riproduzione di brani musicali e video) e buone competenze per progettare, gestire e comunicare l’evento. Se la manifestazione è alla tua portata, puoi organizzarla da solo o con un piccolo gruppo di amici o collaboratori, ma se invece punti a un progetto complesso può essere più opportuno rivolgersi a professionisti o agenzie di comunicazione specializzate.

Per organizzare il progetto è bene seguire questi passi preliminari:

• Chiarire l’obiettivo da raggiungere con l’evento (vuoi far conoscere un gruppo o un artista in un particolare territorio, o in un particolare settore? Vuoi vendere un certo numero di opere?)
• Definire la spesa massima sostenibile, cioè il budget a disposizione. Analizzare con attenzione i costi da sostenere e i guadagni previsti è utile per cogliere tutte le potenzialità del progetto prevenendo, allo stesso tempo, i rischi e le criticità. In base alla tua analisi sarai in grado di capire se può essere utile cercare sponsor che finanzino il tuo progetto  
• Cercare collaboratori, cioè persone di cui ti fidi per lavorare in squadra e suddividersi i compiti
• Scegliere il posto (chiamato anche location) in cui si terrà l’evento. È una scelta che dipende dagli obiettivi e dal budget a disposizione. Se hai intenzione di organizzare un evento all’aperto, considera la stagione e le condizioni climatiche
• Pubblicizzare l’evento, attraverso i canali d’informazione, come giornali, radio, televisioni, internet, affissioni, ecc. È importante che qualcuno si dedichi a tutte le attività che riguardano la produzione del materiale informativo (comunicato stampa e altri articoli di giornale, sito internet, locandine, brochure informative) e la loro distribuzione, attraverso spazi pubblicitari, e canali gratuiti, sui vari mezzi di comunicazione.
  Ricorda che per attaccare manifesti e locandine in spazi pubblici devi richiedere un’autorizzazione al comune e pagare una tassa sulla pubblicità. Ogni comune ha regole diverse rispetto ai costi e ai tempi di affissione, ti consigliamo di rivolgerti direttamente agli uffici comunali per avere maggiori informazioni (per i riferimenti vai al paragrafo Dove trovo info vicino a casa?).
  Per pubblicizzare il tuo evento in modo gratuito, utilizza tutte le soluzioni accessibili on line e off line: dal passaparola ai siti internet che si occupano di eventi analoghi al tuo. Non dimenticare gli uffici come gli Informagiovani, che promuovono attività rivolte ai giovani sul territorio e possono affiggere e distribuire informazioni sul tuo evento. Per trovare i riferimenti vai al paragrafo Dove trovo info vicino a casa? 
• Comunicare alla Polizia Municipale la data, il luogo e gli orari in cui la manifestazione avrà luogo. Verifica anche se è necessario presentare alla Questura il Preavviso di pubblica manifestazione (trovi il documento in PDF sul sito della Polizia di Stato alla pagina Comunicazioni e richieste).
  Se nel tuo Comune non è presente la Questura, rivolgiti a un Commissariato di Polizia o alla Stazione dei Carabinieri. Per maggiori informazioni sul Preavviso di pubblica manifestazione leggi la pagina dedicata del sito della Polizia di Stato.

Per realizzare un evento, devi richiedere al Comune in cui avrà luogo la manifestazione alcuni documenti. Ogni comune ha tempistiche e regolamenti diversi, chiedi informazioni specifiche agli uffici comunali (trovi i contatti al paragrafo Dove trovo info vicino a casa?). Di seguito ti presentiamo una lista dei principali documenti richiesti:

• Licenza di pubblico spettacolo dà l’autorizzazione a mettere in scena uno spettacolo. Per avere un’idea generale sulle procedura e i documenti richiesti, leggi la pagina Licenza di esercizio di pubblico spettacolo della rete civica di Padova
• Licenza di occupazione del suolo pubblico è necessaria per gli eventi all’aperto che utilizzano strutture fisse, come palchi e pedane. Per conoscere le procedure e quali documenti portare, leggi la pagina COSAP temporanea del Comune di Torino
• Deroga ai limiti del pubblico rumore è richiesta per utilizzare strumentazioni acustiche amplificate o impianti stereo durante una manifestazione. Per conoscere le procedure e quali documenti produrre leggi la pagina Autorizzazioni in deroga manifestazioni e spettacoli del Comune di Torino
• Dichiarazione di agibilità certifica che il luogo scelto per l’evento è agibile (utilizzabile) e sicuro per organizzatori, artisti e spettatori. Per ottenere la certificazione occorre contattare la Commissione Provinciale di Vigilanza (leggi la pagina Spettacolo dei siti delle Prefetture all'interno dell'area Come fare per...) che provvederà a inviare i tecnici per la verifica
• Certificato di prevenzione incendi è un documento da richiedere al Comando dei Vigili del fuoco locale. Scarica il modulo on line. Trovi i contatti dei comandi al paragrafo Dove trovo info vicino a casa?.

La SIAE (Società Italiana degli Autori ed Editori) è un ente pubblico, di natura economica, che si occupa di tutelare il diritto d’autore. La Siae concede, a fronte del pagamento di una tassa, l’autorizzazione a riprodurre canzoni, opere teatrali e d’arte (per saperne di più leggi la scheda Diritto d’autore e pirateria):

• Se vuoi riprodurre, durante un evento, brani, musiche o testi protetti dal diritto d’autore, devi richiedere una licenza alla SIAE e pagare i diritti di utilizzo. Trovi tutte le informazioni alla sezione Utilizzatori e alle pagine Concerti, festival musicali e spettacoli di danza, Musica di sottofondo per i trasporti e stazioni, Licenze per deejay, Permesso per utilizzazione di musica per trattenimenti danzanti ( es discoteche, sale da ballo, feste all’aperto),  
  Se si esibiscono gruppi emergenti con un proprio repertorio, non dovrai pagare i diritti d’autore, ma fare comunque una dichiarazione scritta in cui precisi che i brani suonati non sono iscritti alla SIAE. La società richiede una cauzione, che restituisce dopo gli opportuni accertamenti (potrebbe inviare funzionari per controllare la veridicità di quanto dichiarato)
• Se vuoi fare uno spettacolo teatrale leggi la sezione Utilizzatori e le pagine Concerti, festival musicali e spettacoli di danza, Permesso per utilizzazione di musica per trattenimenti danzanti ( es discoteche, sale da ballo, feste all’aperto), la pagina Teatro, Lirica e balletto
• Se vuoi esporre opere di artisti, per esempio in una mostra, devi informarti se si tratta di:
  • Opere coperte dai diritti SIAE. In questo caso è necessario richiedere l’autorizzazione all’autore per l’esposizione: rivolgiti alla sezione Arti figurative e letteratura della SIAE
  • Opera libere, o di pubblico dominio. In questo caso sono previsti permessi SIAE

Se uno spettacolo è a pagamento, la SIAE provvede alla stampa dei biglietti trattenendo, in una fase successiva, una percentuale sugli incassi.

Per maggiori informazioni contatta la sede SIAE più vicina a te (per conoscerla consulta la pagina Uffici Siae in italia).

Se hai bisogno di informazioni e consulenza vai al paragrafo Dove trovare aiuto.

Se vuoi organizzare un concerto, un evento o una manifestazione che prevede l’esibizione di artisti, dovrai richiedere all’INPS il certificato di agibilità per ognuno di loro. Si tratta di un documento che conferma l’esistenza dell’accordo tra organizzatore e artista, formalizzato con regolare contratto, sulla base del quale sono versati i contributi (per saperne di più leggi la scheda Contributi e previdenza sociale).

Per maggiori informazioni vai alla pagina Richiesta di agibilità per lavoratori dello spettacolo del sito dell'INPS. 

Il patrocinio è un modo con cui gli enti pubblici esprimono sostegno verso manifestazioni culturali, sociali, scientifiche, artistiche e sportive. Se organizzi un concerto o uno spettacolo puoi presentare domanda di patrocinio, se possibile indirizzandola direttamente all’assessore competente (Cultura, Sport, etc.). Se non sai qual è l’assessorato di riferimento, inoltra la richiesta direttamente al Sindaco. Se vuoi richiedere un patrocinio alla Regione Piemonte consulta la pagina Patrocinio: come si richiede.
Se il patrocinio è accordato, gli organizzatori possono inserire il logo dell’istituzione che lo ha concesso (città, provincia, regione, presidenza della Repubblica) sui materiali pubblicitari. Talvolta il Comune, o l’ente che patrocina, contribuisce all’organizzazione fornendo alcuni servizi, come, ad esempio, la concessione di attrezzature e materiali in prestito d’uso (sedie, pedane per il palco, impianti di amplificazione). Le regole di utilizzo sono concordate direttamente con gli uffici dell’ente. Il patrocinio può, inoltre, consentire di ottenere alcune riduzioni, per esempio sul pagamento della tassa di occupazione del suolo pubblico, oppure per l’affissione della pubblicità.

Per sapere come chiedere il patrocinio rivolgiti direttamente agli uffici dell’istituzione che ti interessa. Trovi i riferimenti degli Uffici Relazioni con il Pubblico comunali, provinciali e regionali al paragrafo Dove trovo info vicino a casa?.

Per richiedere il patrocinio alla Provincia, consulta i seguenti siti:

• Provincia di Alessandria, il sito della provincia ha una pagina dedicata alle informazioni e i moduli necessari per richiedere un patrocinio
• Provincia di Asti, il sito della provincia ha una pagina dedicata alle informazioni e i moduli necessari per fare richiesta di patrocinio
• Provincia di Biella, il sito della provincia ha una pagina dedicata ai moduli necessari per le richieste di contributi e alle attività culturali
• Provincia di Cuneo, il sito della provincia ha una pagina con tutte le informazioni necessarie per fare richiesta di patrocinio
• Provincia di Novara, il sito della provincia ha una pagina con i riferimenti per fare richiesta di patrocinio
• Città metropolitana di Torino, il sito della città metropolitana ha una pagina dedicata ai moduli per fare richiesta di contributi per le attività culturali. Tra le diverse voci è presente un paragrafo dedicato al patrocinio
• Provincia Verbano Cusio Ossola, il sito della provincia ha una pagina con tutte le informazioni necessarie per fare richiesta di patrocinio
• Provincia di Vercelli, sito della provincia ha una pagina dove trovi un documento con le informazioni per fare richiesta di patrocinio.

Quando organizzi un evento controlla sempre di avere un budget adeguato a sostenere tutti i costi e le spese connesse al suo svolgimento: se ti serve integrare il tuo budget con il contributo (economico, professionale o tecnico) di potenziali sponsor è importante muoversi con anticipo. 

Cerca tra le aziende locali di maggior successo quelle che potrebbero essere interessate a dare sostegno al tuo evento. Ricerca, tra le aziende che operano vicino alla location dell’evento, quelle che hanno dato contributi a manifestazioni simili alla tua.

Una volta individuate, stila un elenco dei contatti e a ciascuna scrivi una lettera: in poche righe, descrivi il motivo che ti ha spinto a organizzare l’evento, gli obiettivi che desideri raggiungere e i benefici che potrà ottenere lo sponsor.

Dopo aver spedito la lettera, prendi contatto con le aziende di persona, quando incontri i loro referenti cerca di motivarle e invogliarle a contribuire all’evento evidenziando i costi e i benefici che ne potrebbero ricavare.

Lascia loro il tempo di pensarci ma poi ricontattale, per capire chi è interessato e, nel caso, avviare le contrattazioni su costi e benefici.

Per approfondire l’argomento leggi gli articoli del sito partecipativo Lavoro e Finanza, in cui puoi trovare informazioni su Come cercare degli sponsor. 

Se il tuo evento si svolgerà all’aperto hai bisogno di:

• Energia elettrica: per alimentare gli strumenti e le attrezzature (come luci, mixer, strumenti musicali). Assicurati di avere gli allacciamenti alla corrente elettrica o al generatore: rivolgiti a società del territorio che forniscono questo servizio, chiedi più preventivi, confrontali e scegli il più adeguato
• Pulizia: prima, durante e dopo l’evento. Puoi prenotare l’intervento delle aziende o cooperative che potranno occuparsi della pulizia del luogo
• Allestimenti: se è prevista la presenza di banchetti, chioschi, bar, bancarelle, strutture per appendere o fissare opere d’arte richiedi agli uffici competenti del tuo comune un’autorizzazione per l’occupazione del Suolo Pubblico (trovi i riferimenti del tuo comune al paragrafo Dove trovo info vicino a casa?).
  Se hai la necessità di cucinare cibi devi richiedere, nel comune in cui si svolge l’evento, le autorizzazioni all’attività di somministrazione temporanea alimenti e bevande: trovi l’elenco dei documenti da portare alla pagina Somministrazione temporanea di cibi e bevande (lo trovi nella sezione download) del sito del Comune di La Loggia.

Se stai organizzando un evento al chiuso, o in aree già attrezzate per gli spettacoli, le procedure sono più semplici, a patto che non si modifichino gli spazi (il palco, l’area, gli allestimenti esistenti).